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KI-Assistentin „Sonja“ (Chat, Sprache und Telefon)

Auf dieser Website steht Ihnen eine KI-gestützte Assistentin mit dem Namen Sonja zur Verfügung. Sie beantwortet Fragen zu unseren Leistungen, nimmt Anfragen auf und kann Termine für ein Erstgespräch vereinbaren. Sie erreichen sie auf drei Wegen: als Chat, als Sprachgespräch über die Website und am Telefon.

Sonja ist keine natürliche Person. Sie ist an allen Kontaktpunkten als KI gekennzeichnet und weist zu Beginn eines Gesprächs darauf hin. Ihre Auskünfte sind unverbindlich und ersetzen keine persönliche Beratung. Verbindliche Zusagen trifft ausschließlich Steven Biel.

Welche Daten verarbeitet werden

Im Chat: der Inhalt Ihrer Nachrichten sowie die von Ihnen freiwillig angegebenen Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer). Es werden dabei keine Cookies gesetzt und keine Nutzerprofile gebildet.

Im Sprachgespräch und am Telefon: zusätzlich Ihre Stimme. Das Gesprochene wird in Text umgewandelt, um die Antwort zu erzeugen. Von jedem Gespräch werden Dauer, eine kurze Zusammenfassung und – sofern Sie eine Anfrage stellen – Ihre Kontaktdaten festgehalten, damit wir uns bei Ihnen melden können. Es wird keine Tonaufnahme des Gesprächs dauerhaft gespeichert. Die kurze Notiz zu jedem Gespräch — Dauer, eine Einordnung in wenigen Worten und die Zusammenfassung — gehört zum Dienst und lässt sich nicht abwählen: Sie ist nötig, um Anfragen zu bearbeiten, Rückfragen zu beantworten und Missbrauch zu erkennen. Wenn Sie das nicht möchten, nutzen Sie bitte einen der Wege ohne Assistentin — Telefon 0172 9647831, das Kontaktformular oder eine E-Mail. Nach 14 Tagen wird die Notiz gelöscht.

Bei einer Terminvereinbarung: Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und eine kurze Angabe zum Anliegen. Diese Daten werden für den Termineintrag und die Bestätigungsmail benötigt. Ohne Telefonnummer kann kein Termin angelegt werden, da wir Sie im Fall einer Änderung erreichen können müssen.

Zweck und Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung dient der Beantwortung Ihrer Anfrage sowie der Anbahnung und Durchführung eines Vertragsverhältnisses. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin). Soweit die Nutzung über eine bloße Anfrage hinausgeht – etwa zur Verbesserung unserer Erreichbarkeit – stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt darin, auch außerhalb der Geschäftszeiten ansprechbar zu sein.

Die Nutzung ist freiwillig. Sie erreichen uns jederzeit auch ohne KI-Assistentin – telefonisch, per E-Mail oder über das Kontaktformular.

Eingesetzte Dienste

Für den Betrieb der Assistentin setzen wir folgende Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein:

• ElevenLabs Inc., USA – Sprachausgabe und Spracherkennung. Übermittelt werden ausschließlich die gesprochenen Inhalte des laufenden Gesprächs.
• OpenRouter, Inc., USA – Vermittlung der Anfragen an das verwendete Sprachmodell. Übermittelt wird der Gesprächsinhalt.
• Supabase – Speicherung der Anfragen und Gesprächsprotokolle. Die Daten liegen auf Servern in Frankfurt am Main (EU).
• n8n – Steuerung der Abläufe zwischen den genannten Diensten.
• Google Ireland Ltd. – Kalender für die Terminvereinbarung. Übermittelt werden die Termindaten einschließlich Ihres Namens und Ihrer Kontaktdaten.

Bei ElevenLabs und OpenRouter werden Daten in die USA übermittelt.

Speicherdauer

Anfragen und Gesprächsprotokolle werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind – spätestens nach zwölf Monaten. Führt Ihre Anfrage zu einem Vertrag, gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (§ 147 AO, § 257 HGB).

Keine automatisierte Entscheidung

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO statt. Die Assistentin trifft keine Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten. Angebote, Preiszusagen und Vertragsschlüsse erfolgen ausschließlich durch Steven Biel persönlich.

Ihre Rechte

Sie können jederzeit Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen sowie deren Berichtigung oder Löschung fordern. Eine formlose Nachricht an Biel-Digital@ewe.net genügt. Ihre weiteren Rechte nach Art. 15 bis 21 DSGVO finden Sie im allgemeinen Teil dieser Datenschutzerklärung.